HTX chuyển đổi số từ gốc rễ

Sự thành công của một mô hình HTX kiểu mới không thể thiếu vai trò của công nghệ số trong quản trị nội bộ. Các HTX tiên phong đã chứng minh rằng, chuyển đổi số không chỉ là chuyện của các tập đoàn, doanh nghiệp lớn, mà là giải pháp cốt lõi cho mọi quy mô tổ chức, mang lại hiệu quả trực tiếp từ sổ sách kế toán đến quy trình vận hành.

Sức mạnh đến từ công nghệ quản trị

Đầu tiên phải kể đến HTX Nông nghiệp Rạch Lọp (Vĩnh Long), một điển hình rực rỡ cho việc số hóa quản trị tài chính. Với hơn 330 thành viên và sản phẩm OCOP 4 sao, việc quản lý sổ sách, thu chi, và phân chia lợi nhuận trở nên phức tạp nếu tiếp tục dùng phương pháp truyền thống. Việc triển khai phần mềm kế toán WACA và các công cụ liên quan đã giúp HTX này minh bạch sổ sách và tối ưu quản lý tài chính. Nhờ nền tảng quản trị vững chắc này, HTX đã xây dựng được 3 sản phẩm OCOP 4 sao và duy trì doanh thu vượt 9 tỷ đồng trong các năm gần đây, khẳng định kế toán điện tử là chìa khóa để xây dựng niềm tin nội bộ và cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định kinh doanh.

Trong lĩnh vực vận tải, tốc độ và khả năng phản ứng tức thời là yếu tố quyết định. HTX Vận tải Thủy bộ Hưng Phú (Cần Thơ), với hơn 330 thành viên, đã biến thách thức thành cơ hội nhờ áp dụng dữ liệu vào quản lý. Cụ thể là HTX đã đầu tư hệ thống giám sát trung tâm và thiết bị giám sát hành trình để quản lý phương tiện vận tải. Sự đầu tư này cho phép HTX quản lý dữ liệu tập trung, giám sát vị trí, tốc độ, thời gian hoạt động của hơn 330 phương tiện, kịp thời hỗ trợ thành viên xử lý các rủi ro, tai nạn, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp quản lý, điều hành kinh doanh bằng các công nghệ thông minh đã giúp HTX phát triển ổn định, duy trì doanh thu hàng năm trên 2,4 tỷ đồng, và đảm bảo nguồn thu nhập ổn định cho thành viên.

Không chỉ dừng lại ở quản lý tài chính và vận hành, HTX Rau, củ, quả sạch Chúc Sơn (Hà Nội) chứng minh rằng số hóa cần bắt đầu từ "gốc rễ": quy trình sản xuất. HTX đã số hóa toàn bộ quy trình sản xuất thông qua phần mềm FACEFARM. Công cụ này không chỉ là nhật ký điện tử mà còn là hệ thống quản lý dữ liệu sản xuất tập trung, từ gieo trồng, chăm sóc, đến thu hoạch và đóng gói. Việc tích hợp truy xuất nguồn gốc bằng mã QR giúp minh bạch chất lượng và xây dựng thương hiệu uy tín. Khi dữ liệu quy trình được chuẩn hóa, HTX có thể dễ dàng ký hợp đồng điện tử với các chuỗi siêu thị, vì mọi thông tin về chất lượng đều được đảm bảo bằng dữ liệu số.

Lộ trình triển khai thực tế

Theo các chuyên gia, nhiều HTX lo sợ chuyển đổi số tốn kém, nhưng chi phí lớn nhất lại là... việc không chuyển đổi – đó là chi phí cơ hội, chi phí sai sót quản lý và chi phí mất lòng tin. Lộ trình tối ưu cho HTX nên bắt đầu bằng số hóa tài chính – kế toán để minh bạch nội bộ, sau đó là số hóa quy trình sản xuất (như HTX Chúc Sơn đã làm), và cuối cùng là áp dụng Hợp đồng điện tử cho giao dịch bên ngoài. Trụ cột Quản lý thành viên bằng dữ liệu phải được tích hợp xuyên suốt quá trình này.

Ngay như để áp dụng được phần mềm kế toán, bước đầu tiên và quan trọng nhất là HTX cần đánh giá hiện trạng và chuẩn bị nền tảng. Ban lãnh đạo HTX và kế toán viên cần xác định rõ quy mô hoạt động, loại hình dịch vụ/sản xuất (như nông nghiệp, vận tải, thương mại), và các nghiệp vụ đặc thù của HTX như quản lý vốn góp thành viên và phân chia lợi nhuận. Song song đó, HTX phải kiểm tra Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT), đảm bảo có đủ máy tính và kết nối Internet ổn định. Cuối cùng, việc chuẩn hóa dữ liệu ban đầu là bắt buộc; toàn bộ sổ sách, chứng từ, danh sách thành viên và số dư các tài khoản kế toán cũ phải được thu thập và sắp xếp gọn gàng để sẵn sàng cho việc nhập liệu.

Theo các chuyên gia, lựa chọn đúng phần mềm là yếu tố sống còn. HTX phải ưu tiên các phần mềm được thiết kế riêng hoặc có module chuyên biệt, đảm bảo tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán HTX theo Thông tư 71/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính. Việc đánh giá phải tập trung vào các tính năng đặc thù như khả năng xử lý tự động nghiệp vụ quản lý tài khoản vốn góp thành viên, tính lãi và phân chia lợi nhuận. HTX cũng nên ưu tiên phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác (như quản lý kho, truy xuất nguồn gốc) và tiến hành so sánh các nhà cung cấp uy tín trên thị trường như MISA AMIS Kế toán HTX hoặc WACA về chi phí và chính sách hỗ trợ kỹ thuật.

Sau khi đã chọn được phần mềm, việc đào tạo phải được ưu tiên để kế toán viên sử dụng thành thạo. Nhà cung cấp phần mềm sẽ tiến hành cài đặt, tạo dữ liệu kế toán và thiết lập các thông số ban đầu. Sau đó, các buổi đào tạo thực tế cần được tổ chức, tập trung vào nghiệp vụ kế toán đặc thù của HTX trên phần mềm. Kế toán viên phải được thực hành nhập liệu chứng từ mẫu, lập báo cáo thử nghiệm và xử lý các tình huống phát sinh. Cuối cùng, việc thiết lập quyền hạn truy cập cho từng người dùng (kế toán trưởng, thủ quỹ, ban giám đốc) là cần thiết để đảm bảo bảo mật dữ liệu.

Nhập liệu và vận hành thử nghiệm (song song) là giai đoạn chuyển tiếp quan trọng, yêu cầu sự đối chiếu chặt chẽ. Kế toán viên nhập chính xác toàn bộ số dư tài khoản, công nợ và vốn góp thành viên tính đến ngày bắt đầu sử dụng phần mềm. Trong khoảng 1 - 3 tháng đầu, HTX nên duy trì việc vận hành song song, ghi sổ thủ công cùng với nhập liệu trên phần mềm mới. Phương pháp này giúp kiểm tra và đối chiếu kết quả, phát hiện sớm các lỗi sai sót, đặc biệt là trong các nghiệp vụ phức tạp của HTX như hạch toán chi phí chung, tính giá thành và tính lãi chia thành viên.

Khi đã có sự tin tưởng vào tính chính xác của dữ liệu sau giai đoạn thử nghiệm, HTX chuyển sang vận hành chính thức bằng cách ngừng sử dụng hệ thống cũ và chỉ dùng phần mềm kế toán điện tử để lập các chứng từ mới. Kế toán trưởng hoặc Ban giám đốc cần kiểm tra và đối chiếu định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) các báo cáo tài chính để đảm bảo số liệu luôn chính xác. Đồng thời, cần thiết lập quy trình sao lưu dữ liệu thường xuyên để phòng ngừa mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật.

Theo Ban giám đốc HTX Nông nghiệp Rạch Lọp, áp dụng phần mềm kế toán là một quá trình liên tục và cần được tối ưu hóa. Sau 6 - 12 tháng, HTX cần đánh giá hiệu quả của phần mềm qua mức độ giảm thiểu thời gian làm việc, giảm sai sót, và tăng tính minh bạch. HTX nên thường xuyên làm việc với nhà cung cấp để cập nhật các phiên bản mới, đặc biệt khi có thay đổi về chính sách thuế hoặc chế độ kế toán. Cuối cùng, HTX cần lên kế hoạch mở rộng tích hợp phần mềm kế toán với các module quản lý khác như quản lý nhân sự, quản lý tài sản, và cổng thông tin thành viên, để từng bước xây dựng hệ sinh thái quản trị số toàn diện.

Đây chỉ là một trong những tiến trình chuyển đổi số trong quản lý, vận hành. Chuyển đổi số không chỉ là việc mua sắm máy tính hay phần mềm đắt tiền. Đó là quá trình thay đổi tư duy quản trị, đặt dữ liệu và sự minh bạch lên hàng đầu. Với những thành công thực tế từ Rạch Lọp, Hưng Phú hay Chúc Sơn, các HTX khác ở Việt Nam hoàn toàn có thể tự tin áp dụng mô hình quản trị số để bứt phá, xây dựng thương hiệu vững mạnh và trở thành nhân tố chủ lực trong chuỗi giá trị nông nghiệp và kinh tế quốc gia.

Tùng Lâm